就活メールのコツ

現在の就職活動においてはメールで連絡をするのが当たり前になっています。
しかし電話と違って送信時間が限定されないことから、ついつい送信が後回しになってしまい気がつけば出すタイミングを失してしまっているということもあります。

またビジネス文書の作成や電話応対と比べてカジュアルなイメージのあるメールでは、友人や家族に出すような感覚で文章を作成してしまうこともあるようです。

就活で送るメールでは、気軽に送ることができる分きちんとビジネスマナーを守った方法をとることが大切になります。

まず基本的なコツとしては、「就活用のアドレスを一つは取得しておく」「パソコンから送るようにする」「件名を明確に書く」「宛名をはっきり冒頭に書き、署名をつけておく」といったことがあります。

就職活動にスマートフォンを主に使っている人は多いことと思いますが、携帯用のアドレスでは企業によっては受信できない設定になっていることがあります。

無難なのはGmailなどのフリーで取得できるアカウントで、他のアドレスから誤送信をしないようにプライベート用のものとしっかり分けておきましょう。

一つのアカウントで同時にログインできるようにもできますが、あまり複数のアドレスを一緒に扱っていると大切なメール返信がどこに届いたか行方不明になることもあります。

複数のメールアカウントを使いこなすなら、フィルタリング機能で受信フォルダを振り分けるなど間違いなく届くように工夫をしておくのがおすすめです。

就活メールの注意点

就活でメールを使用する場面としては、会社説明会やインターンシップ、または採用面接など直接担当者と対面したあとが適切です。

もしくは連絡事項として先方からメールで連絡があった場合は、同じくメールで回答するということもマナーとなります。

電話の方がよいように思うかもしれませんが、人気企業ともなると求人に応募する人の人数も膨大なものになりますので、確実に自分の連絡を印象づけるためにはメール返信で行う方がよいと言えます。

基本的にメールを返信する場合は24時間以内に行います。
事前に回答期限が決められていることもありますが、その場合もあまりギリギリまで出さないでいるよりも可能な限り早めに返答するようにしましょう。

よく「深夜の時間帯に送信をしたら常識を疑われるのではないか？」という質問がありますが、特に送信時間により不利益になるという話は聞きません。

ただしその日のうちに返答をもらいたいという場合は会社の営業時間内の朝9時～夕方6時までの間にするのがよいでしょう。

メールは文章のみの連絡になるため敬語や言葉遣いの間違いはその後もずっと残ってしまうので、送信ボタンを押す前に十分に確認をしてください。